Badania prowadzone przez Josepha Grzywacza, amerykańskiego profesora z Uniwersytetu Stanowego Florydy w Tallahassee, potwierdziły, że na efektywność pracownika pozytywny wpływ ma uporządkowane i czyste stanowisko pracy. Wskazały również destrukcyjny wpływ nudy, braku inspiracji, bałaganu i hałasu na efektywność pracownika. Biura typu open space, które do niedawna były niezwykle popularne, zaczynają stopniowo tracić na atrakcyjności. W ich miejsce pojawiają się przestrzenie zróżnicowane funkcjonalnie. Występuje w nich podział na strefy pracy grupowej i indywidualnej, pomieszczenia do rozmów z klientami, pokoje umożliwiające organizowanie telekonferencji, a także służące relaksowi i wyciszeniu. Taka koncepcja organizacji biura nosi nazwę Activity‑Based Working. Zakłada ona, że biuro oferuje pracownikom wiele rodzajów przestrzeni, które odpowiadają na zróżnicowane potrzeby. Ponadto taka organizacja biura staje się skutecznym narzędziem do zarządzania zespołem. Umożliwia wydobycie pełnego potencjału wszystkich jego członków oraz tworzy warunki do dogodnej komunikacji mobilnej.
W strefach co‑creatingowych czy coworkingowych pracownicy mogą organizować burze mózgów, działać twórczo, wymieniać poglądy i argumenty. W pokojach cichej pracy są odizolowani od zewnętrznych czynników rozpraszających, dzięki czemu łatwiej się koncentrują. W specjalnych budkach telefonicznych bez zakłóceń przeprowadzają biznesowe rozmowy. Z kolei do reprezentacyjnych sal konferencyjnych mogą zaprosić gości z zewnątrz i swobodnie realizować np. prezentację oferty. Każda przestrzeń jest zorientowana na odmienne potrzeby, a pracownicy w zależności od charakteru zadań, okoliczności, ale także samopoczucia i kondycji psychofizycznej mogą wybierać, gdzie chcą je realizować.
Warto tu również wspomnieć o przestrzeniach dynamicznych, które umożliwiają dokonywanie szybkich zmian w wystroju biura. Istotne w ich przypadku jest mobilne wyposażenie w postaci m.in. ścianek przesuwnych, mebli na kółkach, przenośnych puf i parawanów. Dzięki nim pracownicy mogą samodzielnie dokonać transformacji przestrzeni biurowej, np. wydzielając powierzchnię na spotkanie zespołu.
Opracowano na bazie treści z Harward Business Review Polska