Onboarding jest procesem przyjęcia do firmy oraz wdrożenia do pracy na danym stanowisku nowego pracownika. Jego celem jest płynne wprowadzenie osoby do organizacji, oswojenie jej z nowymi warunkami pracy, zapoznanie z kulturą organizacji, obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi, zadaniami oraz zapoznanie z przełożonymi i kolegami z zespołu. Gdy onboarding jest przeprowadzony prawidłowo, powinien pozytywnie wpłynąć na retencję pracowników, ich produktywność i zaangażowanie. Należy także pamiętać, że onboarding jest ważnym elementem Employer Brandingu. W związku z tym warto przy planowaniu i przygotowaniu zatrudnienia i wdrożenia pracownika skorzystać ze wsparcia i szkoleń wyspecjalizowanej Agencji i specjalistów.
Szczególnie obecnie onboarding ma ogromne znaczenie. W wyniku pandemii wiele firm przeniosło swoje działania do świata wirtualnego, a proces rekrutacji i wdrożenia pracowników odbywa się zdalnie.
Dołączanie jako nowy pracownik do firmy bywa stresujące, a dołączenie jako pracownik zdalny, bez fizycznego kontaktu z resztą zespołu, jest jeszcze trudniejsze. Zadaniem pracodawcy w ramach onboardingu jest więc budowanie poczucia przynależności i zaufania do zespołu u nowozatrudnionego pracownika. Wytworzenie przyjaznej atmosfery i więzi pozwoli przy tym na skrócenie czasu wdrażania oraz powinno zapewnić trwalsze związanie pracownika z firmą.
Łatwo powiedzieć, ale jak skutecznie to zrobić? Aby skutecznie przeprowadzić onboarding zdalny, potrzebny jest dobry plan dostosowany do możliwości i potrzeb organizacji.
Po pierwsze, kwestie techniczne
Jeszcze przed faktycznym onboardingiem należy dostarczyć nowemu pracownikowi niezbędne urządzenia, których będzie potrzebować w pracy (np. komputer, telefon służbowy). W tym zakresie trzeba przygotować hasła i niezbędne dostępy oraz wszelkie potrzebne informacje, aby pracownik mógł bez problemu uruchomić zdalne stanowisko pracy.
Gdy sprzęt już działa
Każda firma ma możliwość, a wręcz powinna zaplanować onboarding w sposób zorganizowany, przyjazny, ciekawy i skuteczny. Dobrze, gdy proces ten będzie podkreślał wartości organizacji. Bez względu jednak na przyjętą konstrukcję
i kolejność procesu, kilka jego punktów jest stałych.
Na wstępie warto zastosować dobra praktykę, jaką jest wysłanie pakietu powitalnego z firmowymi gadżetami, takimi jak koszulki, czapki, długopisy, itp. Warto dodać spersonalizowany list lub wiadomość wideo od dyrekcji witającą nowego pracownika w firmie. W pakiecie warto także przesłać plan onboardingu, aby przygotować mentalnie pracownika do planowanych spotkań oraz zmniejszyć jego stres wywołany niepewnością.
Pierwszy dzień i pierwsze spotkania online
Pierwszy dzień onboardingu to w przede wszystkim kontakt pracownika z nowymi kolegami z działu HR oraz bezpośrednim szefem. Organizuje się spotkania online z nowym pracownikiem, podczas których wypełniamy powinności kadrowo-organizacyjne. Informujemy przy tym również pracownika o planowanym przebiegu onboardingu oraz przedstawiamy obowiązujące w firmie zasady. Nowy pracownik zapoznany zostaje także z systemem wynagradzania i premiowania, dostępnymi benefitami oraz obowiązującymi regulaminami.
Jest to również czas na przedstawienie się i poznanie bezpośredniego przełożonego, który powinien opowiedzieć o sobie, o firmie i jej wartościach, jej sukcesach i oczekiwaniach. Jest to także czas, gdy nowy pracownik opowie o sobie, swoich doświadczeniach, oczekiwaniach, a być może także o swoich pomysłach. Warto, aby szef wsłuchał się uważnie w to, co nowy pracownik chciałby wnieść do firmy. To także czas, aby zapoznać nowego pracownika z zakresem obowiązków i zaprezentować mu możliwości rozwoju zawodowego.
W tym miejscu warto także ustalić z pracownikiem sposób komunikowania się z przełożonym, przedstawić osobę wprowadzającą (opiekuna) oraz wskazać sposób wsparcia techniczno-sprzętowego przy zdalnym wykorzystaniu oprogramowania firmy.
Dobrą praktyką jest powitanie nowego pracownika za pośrednictwem ogólnego firmowego komunikatora internetowego i zapoznanie z pozostałymi członkami zespołu. Jeśli jest to możliwe, warto zorganizować krótkie spotkanie online z głównym kierownictwem firmy. Ważne jest, by nowi pracownicy od razu poczuli się częścią zespołu.
Podczas wdrażania pracownik powinien zostać zapoznany ze strukturą organizacyjną firmy, zadaniami poszczególnych komórek organizacyjnych, systemem obiegu dokumentów, kluczowymi osobami w firmie oraz osobami, do których będzie raportować i z kim będzie współpracować. Powinien poznać narzędzia, których będzie używać wykonując pracę zdalną, a także projekty, w których będzie uczestniczyć.
Dbaj o komunikację
Utrzymanie cyklicznej, częstej komunikacji, ma zasadnicze znaczenie dla dobrej pracy zdalnego pracownika oraz dla utrzymania jego zaangażowania. Ważny będzie feedback od przełożonego o postępach w pracy oraz odpowiedzi na pojawiające się pytania. Niezbędne jest także dzielenie się wiadomościami o kluczowych wydarzeniach w firmie. Cotygodniowe odprawy, comiesięczne podsumowania realizacji zadań oraz nieformalne spotkania wideo, powinny być stałym elementem wspólnej pracy. Równie istotne jest umożliwienie wypowiedzenia się pracownikowi na szerszym forum (spotkania online), danie możliwości zgłaszania przez niego pytań, uwag, pomysłów, dzielenia się wątpliwościami, mówienie o oczekiwaniach.
Zapewnij opiekuna / osobę wprowadzającą
Pierwsze tygodnie w nowej pracy dla pracownika zdalnego mogą być bardzo stresujące. Przydzielamy mu więc opiekuna, który oprowadzi wirtualnie po firmie, pomoże we wdrożeniu się w pracę, będzie odpowiadał na pytania, rozwiewał wątpliwości, dzielił się wiedzą oraz materiałami i informacjami. Zadaniem osoby wprowadzającej jest oprócz przekazania wiedzy, sprawienie, aby nowy pracownik poczuł się jak członek zespołu oraz aby mógł dołączyć np. do nieformalnych spotkań pracowników online.
Informuj o celu
Pracownicy, którzy po raz pierwszy będą pracować zdalnie mogą mieć większą trudność z dostosowaniem się do tej formy pracy. Dlatego ważne jest, aby wyznaczać im jasne cele, by czuli sens pracy, którą wykonują. Pamiętajmy o docenianiu ich zaangażowania w pracy oraz o cyklicznym podsumowywaniu efektów.
Zapewnij szkolenia
Aby przyspieszyć i usprawnić proces wdrożenia zdalnego, można przeprowadzić szkolenia online w zakresie procesów i systemów, które pracownik będzie realizował i wykorzystywał. Należy także sprawdzić działanie rozwiązań technicznych umożliwiających dostęp pracownika do dokumentów organizacji oraz możliwości komunikacji online z zespołem.
Dobrą praktyką jest opracowanie podręcznika lub prezentacji o zasadach obowiązujących w firmie oraz stosowanych rozwiązaniach.
Poprawiaj proces
Rzadko zdarza się, że proces wdrażania zdalnych pracowników jest stały. Można go doskonalić, zmieniać i dostosowywać do oczekiwań pracowników, opierając się na uzyskanych informacjach zwrotnych np. odpowiedzi na ankietę. Uwzględnienie opinii pracowników pomoże stworzyć doskonalsze i jeszcze bardziej przyjazne zasady zdalnego wdrożenia pracowników.
Podsumowanie
Onboarding jest procesem, który musi być osadzony w ramach czasowych. Po zrealizowaniu zaplanowanych punktów, powinno nastąpić jego podsumowanie. Powinien go dokonać bezpośredni przełożony. Dobrze byłoby, aby w spotkaniu online uczestniczył przedstawiciel działu HR lub szef pionu. Ze strony firmy podsumowaniu podlega nie tylko zakres wykonania planu wdrożenia, ale także ocena zaangażowania i postępów pracownika, jego mocne strony, poziom realizacji zadań oraz wskazanie obszarów do doskonalenia. Szczególnie ważnym punktem rozmowy będzie informacja zwrotna od pracownika. Warto uzyskać informację jak ocenia on procesu onboardingu, jak czuje się w organizacji, co dla niego jest ważne, jakie ma uwagi oraz co chciałby w organizacji osiągnąć. Być może pojawią się w tej rozmowie także pomysły usprawniające pracę i procesy. Jeśli z jakichś przyczyn cele onboardingu nie zostały osiągnięte, należy zaproponować i zaplanować kolejne działania pozwalające na pełną i skuteczną realizacje procesu. Ten feedback jest bardzo ważny zarówno dla pracownika, jak i przełożonego.
Prawidłowe przeprowadzenie zdalnego procesu wdrażania nowego pracownika jest wyzwaniem dla organizacji. Aby był skuteczny, wymaga zaangażowania kilku komórek organizacyjnych. Trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów, które pojawiają się wraz ze zdalnym wykonywaniem pracy. Należy przemyśleć, zaplanować i skoordynować procesy. Zapewnić bezpieczeństwo danych, sprawne działanie systemów oraz skutecznie i na bieżąco zarządzać realizacją procesu. Podejście do procesu wdrażania pracownika powinno być elastyczne. Należy przy tym pamiętać, że celem każdej firmy jest pozyskanie i utrzymanie w organizacji pracownika zaangażowanego i zadowolonego z pracy. Taki pracownik to rozwój firmy oraz najlepszy promotor marki pracodawcy.