Rozstanie firmy z pracownikiem nigdy nie jest łatwe dla obu stron. Pracodawcy wielokroć bardziej skupiają się na procesie rekrutacyjnym, niesłusznie umniejszając rolę formy rozstania z pracownikiem, z którym kończą współpracę. Istnieje powiedzenie, że firmę poznaje się po tym, jak się żegna z pracownikiem. Niezależnie od tego kto podjął decyzję o odejściu, proces ten zwany offboardingiem, powinien być w organizacji odpowiednio przygotowany i przeprowadzony.
Czym więc jest offboarding?
Najprościej można powiedzieć, że jest to ogół procesów i decyzji, które mają miejsce, gdy pracownik odchodzi z organizacji. Aby spokojnie przejść ten proces, należy go przemyśleć i zaplanować. Taki uporządkowany sposób rozstania z pracownikiem przyniesie korzyść obu stronom. Pozytywnym efektem prowadzonych działań offboardingowych będzie większe zaangażowanie załogi, szybsze zorganizowanie pracy nowego pracownika i zachowanie ciągłości pracy, a także, co istotne, lepsza atmosfera towarzysząca rozstaniu z pracownikiem. Nie bez znaczenia bowiem jest opinia o pracodawcy przedstawiana przez byłego pracownika, czego często pracodawcy nie doceniają.
Jak przeprowadzić offboarding?
Niezależnie od tego kto zadecydował o odejściu z pracy, przebieg offboardingu jest podobny. O czym należy pamiętać podczas zakończenia współpracy z pracownikiem?
- Kwestie formalne: wręczenie lub przyjęcie wypowiedzenia, wyliczenie pozostałego urlopu i zadecydowanie o sposobie jego wykorzystania oraz podjęcie decyzji, czy zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy.
- Powiadomienie o odejściu pracownika
Nie należy zwlekać z poinformowaniem o odejściu pracownika. Zwykle robi to menedżer. W zależności od sytuacji, informuje on całą firmę, współpracowników, czy też węższe grono osób. Powinien też zadbać, by informacja ta trafiła np. do działu HR, IT, które będą zaangażowane w proces zwolnienia. Informacja powinna być krótka i ogólna, bez zbędnego wchodzenia w szczegóły. Warto wskazać do kiedy osoba będzie pracowała, kto przejmie jej obowiązki i ewentualnie kto ją zastąpi na stanowisku. Jeżeli pracownik utrzymywał kontakty służbowe z klientami, zasadne może być także przekazanie im takiej informacji. W ten sposób unikniemy niepotrzebnych plotek i ewentualnych zakłóceń w pracy.
Jeżeli decyzję o odejściu podjął pracownik, dobrą praktyką jest przekazanie informacji o jego odejściu do szerszej wiadomości, wraz z podziękowaniem i życzeniami dla odchodzącej osoby.
- Transfer wiedzy pracownika i przekazanie obowiązków
Kolejnym krokiem będzie zadbanie, by pracownik, z którym się rozstajemy przekazał wiedzę i obowiązki swemu następcy lub innemu członkowi zespołu. Powinien przekazać m.in. następujące informacje:
– jakie codzienne lub cykliczne obowiązki realizuje,
– jakie dokumenty opracowuje,
– w jakie projekty jest zaangażowany i na jakim są one etapie,
– z jakimi osobami wymagany jest bieżący kontakt służbowy, w tym z osobami spoza firmy,
– jakie programy, systemy informatyczne są wykorzystywane oraz czy informacja w nich generowana jest aktualna (np. baza CRM),
– czy ma uprawnienia dostępu do zasobów jako jedyna osoba, jeśli tak, należy je przekazać,
– inne informacje wg specyfiki zadań.
Takie systemowe podejście do przekazania zadań pozwoli na zachowanie płynności wykonywania zadań na danym stanowisku pracy.
- Zadbanie o przyjazne warunki
Jedną z kluczowych zasad offboardingu jest zadbanie, by rozstanie z pracownikiem przebiegało w jak najlepszych warunkach. Życzliwa rozmowa menedżera o osiągnięciach pracownika, podziękowanie za współpracę, ewentualne zaproponowanie outplacementu powinny być obecne w każdym procesie offboardingu.
- Przeprowadzenie wywiadu końcowego (tzw. exit interview)
Pomimo, że zasadność przeprowadzania wywiadów końcowych jest często dyskutowana, mogą być one dobrym źródłem informacji o sytuacji w firmie i mogą wskazać obszary do poprawy. Wykorzystanie pozyskanej wiedzy może pomóc w działaniach naprawczych i zapobiec opuszczeniu organizacji w przyszłości przez inne wartościowe osoby. Właściwie przeprowadzone, mogą wpłynąć na pozytywne odczucia odchodzącego pracownika, który może pomimo odejścia polecać pracę w firmie. Wiele osób poszukujących pracy sprawdza opinie o pracodawcy w mediach oraz wśród rodziny i znajomych. Dlatego też zadbanie o dobrą atmosferę na końcowym etapie pracy pracownika jest bardzo istotne dla tworzenia pozytywnego wizerunku pracodawcy, zarówno na zewnątrz firmy, jak i wśród zespołu.
Najlepiej, by exit interview przeprowadziła osoba z HR, gdyż jest zazwyczaj postronna i pracownikowi łatwiej będzie szczerze rozmawiać. Zapyta ona o powody odejścia, poprosi o ocenę współpracy z przełożonym i współpracownikami, co pracownik ocenia pozytywnie i co zmieniłby w firmie. Jest to też dobry moment na to, by pracownik mógł otwarcie się wypowiedzieć.
- Lista kontrolna
Wato stworzyć listę rzeczy, które należy wykonać przed rozstaniem się z pracownikiem, by odpowiednio zadbać o aktywa firmy, ciągłość pracy oraz bezpieczeństwo danych.
W ostatnim dniu pracy należy zadbać, by odchodzący pracownik zdał klucze, telefon komórkowy, laptopa i inne sprzęt służbowy, przekazał dokumenty, kontakty do klientów oraz przepustkę. Należy pamiętać o cofnięciu upoważnień, haseł i dostępów do danych i systemów oraz do poczty elektronicznej.
Ważne jest pełne rozliczenie finansowe pracownika, tak by otrzymał należne wynagrodzenie za przepracowany okres.
Po odejściu pracownika należy zaktualizować listę kontaktową w firmie. Należy usunąć nazwisko pracownika ze spisów telefonów, list subskrypcyjnych i sprawdzić wykaz kontaktów na firmowej stronie www.
Na koniec warto pożegnać pracownika, szczególnie gdy odchodzi z własnej inicjatywy i podziękować mu za współpracę. Dobrą praktyką jest przekazanie pożegnalnego prezentu od zespołu.
Dobrze zorganizowany offboarding ma więc wieloaspektowe znaczenie dla obu stron. Pozwala zminimalizować ryzyko braku ciągłości pracy na danym stanowisku, stanowi źródło wiedzy na temat obszarów do poprawy w organizacji, a także może być świetnym narzędziem employer brandingu i budowania zaufania pracowników do firmy.